Ringkasan

Sistem Terpercaya Untuk Usaha Hotel Anda

Manajemen perhotelan dengan menggunakan bantuan program komputer adalah hal yang lumrah pada saat ini, akan tetapi penggunaan sistem komputerisasi akuntansi yang terintegrasi bagi sebuah hotel mungkin masih belum banyak dijumpai pada hotel tanah air. Padahal pada dasarnya bisnis hotel juga merupakan usaha dagang yang seharusnya mulai menerapkan proses pembukuan atau administrasi yang baku sesuai dengan standar akuntansi keuangan untuk hotel di samping harus pula mengikuti ketentuan dalam prosedur administrasi perhotelan di Indonesia.

Maksud dari sistem komputerisasi akuntansi yang terintegrasi adalah penyatuan berbagai transaksi yang mengakibatkan perubahan pada data keuangan perusahaan secara utuh sehingga hal-hal yang menyebabkan perubahan pada unsur-unsur neraca hotel dapat tersaji dengan mudah setiap satu transaksi diinput ke dalam sistem. 

Titan menyadari suatu kebutuhan yang dikehendaki oleh usaha hotel yang juga membutuhkan sebuah solusi total bagi pengelolaan data keuangannya. Akan tetapi problem lain mulai timbul apabila sistem komputerisasi tersebut tidak dirancang dengan baik, sehingga justru menimbulkan kerumitan dan menambah beban bagi manajemen untuk mengoperasikannya.

Fokus Titan

Titan merupakan perusahaan pengembang sistem komputerisasi, dengan fokus utama pada pembuatan aplikasi akuntansi terintegrasi untuk beberapa bidang usaha yang dapat digeneralisir secara luas. Dengan tersedianya software akuntansi yang telah terintegrasi tadi sehingga kami dapat menawarkan produk software siap pakai yang sudah barang tentu akan mempercepat proses implementasi sistem dan perusahaan calon pengguna tidak lagi harus menunggu selesainya program tersebut dalam waktu yang cukup lama.

Titan melihat prospek bisnis hotel yang sangat baik. Dengan mengikuti pertumbuhan jumlah wisatawan domestik dan mancanegara yang terus meningkat di Yogyakarta, kota tempat Titan didirikan. Kami tertarik untuk mengembangkan suatu software sistem akuntansi yang dapat membantu manajemen hotel agar lebih optimal dalam mengelola usaha. Riset dan pengalaman kami dalam menangani akuntansi di bisnis retail dan distribusi selama 6 tahun terakhir telah menghasilkan beberapa produk software komputer akuntansi siap pakai dan mudah digunakan untuk awam sekalipun.

Software TitanSystem EazyHotel merupakan pengembangan dari software akuntansi untuk usaha hotel Eazyhotel yang telah ada sejak tahun 2005. Setiap produk software yang kami luncurkan merupakan hasil riset tim R&D Titan secara mandiri, yang merupakan gabungan dari berbagai tenaga ahli dalam bidangnya. Dengan demikian, alur dan proses transaksi hingga  laporan serta analisis yang muncul, tidak berdasarkan contoh produk software pesanan dari salah satu pelanggan atau klien sebelumnya. Hal inilah yang menyebabkan sistem kami dapat diterima secara umum oleh para pengusaha dalam fokus bisnis tertentu, oleh karena tata cara baku yang memang sesuai dengan karakteristik masing-masing hotel.

Inspirasi Desain Sistem 

Memahami setiap unsur dalam manajemen suatu usaha adalah hal yang mutlak diketahui oleh setiap desainer sistem yang qualified. Pada saat manajemen perusahaan pengguna memiliki suatu problem untuk dikonsultasikan, maka kami harus siap untuk memberikan jawaban tentang cara implementasi dan penggunaan sistem secara cepat dan tepat untuk menangani kondisi tersebut. Demikian pula halnya dengan proses yang berlangsung di balik layar, ketika sistem harus bekerja menjadi tulang punggung manajemen perusahaan, tentu tidak luput dari perhatian kami dalam hal keamanan, keakuratan dan kestabilan performa selama durasi penggunaan dalam jangka panjang.

Selain fungsi sistem akuntansi yang terintegrasi secara umum, maka secara khusus kami memiliki beberapa hal yang merupakan pedoman kami dalam mengembangkan TitanSystems EazyHotel sebagai sistem akuntansi yang terintegrasi bagi Hotel yaitu:

1. Sistem yang mudah untuk dimengerti, baik penggunaan maupun cara kerjanya;
2. Desain formulir yang sederhana, namun terstruktur, jelas, memiliki standar baku dalam istilah akuntansi dan hotelier;
3. Konsistensi dalam hal desain pengisian data di setiap formulir, baik data induk, maupun formulir transaksi;
4. Kemudahan input data dengan penggunaan keyboard dan tidak menuntut penggunaan mouse sebagai alat bantu, khususnya pada formulir transaksi;
5. Penampilan laporan perhotelan yang disusun secara khusus dan bisa dibedakan dari laporan yang menyangkut keuangan;
6. Telah mengantisipasi pergantian operator selama 24 jam tanpa henti, misalnya penyediaan sistem mailbox bagi setiap operator agar dapat berkirim pesan singkat kepada rekan lainnya;
7. Backup database yang dapat dilakukan secara mandiri dan akan tersimpan berupa file terkompresi serta dapat dipindahkan ke media lain seperti USB flashdisk.
8. Sistem pencatatan pada database dengan prosedur ‘transaction’, yang menjamin integritas dan reliabilitas data. Melalui prosedur ini, setiap satu siklus transaksi semua tabel database yang hendak dimutakhirkan harus terlaksana, jika tidak transaksi dianggap batal.

Detail Fasilitas Sistem Administrasi

Dengan mengunakan software EazyStore dari TitanSystems, anda akan mendapat fasilitas yang memudahkan usaha perhotelan. TitanSystems EazyHotel memiliki berbagai fasilitas yang dapat membantu hotel Anda dalam berbagai macam hal. Dengan mengunakan software EazyStore dari TitanSystems, anda akan mendapat fasilitas yang memudahkan usaha perhotelan Anda. Beberapa diantaranya adalah :

• Pendapatan dari sewa kamar dihitung berdasarkan waktu Real Time Clock (RTC) komputer yang digunakan sebagai server.
• Pendapatan dari departemen selain kamar tercatat sebagai penjualan barang dagangan atau jasa.
• Beban-beban yang muncul dari setiap departemen akan dicatat sebagai penandingan atas pendapatan.

1. Pengaturan Sistem

• Sistem yang terdiri dari pengaturan preferensi program, backup & restore database, data pengguna program dan divisi pengguna program
• Data Induk yang meliputi data pelanggan & tamu hotel, pemasok /supplier bahan, kamar (termasuk service), persediaan bahan, departemen (kamar,  restaurant, laundry, minimarket, minibar, travel agent, yang dapat dikembangkan secara mandiri oleh administrator hotel) dan beberapa data penting lainnya yang menyangkutb adm,inistrasi hotel dan tamu.
• Data Pengguna, berisi ID operator dan nama operator, yang kewenangannya diatur berdasarkan divisi atau bagian.
• Divisi Pengguna, yang dapat ditentukan secara mandiri oleh administrator untuk menentukan apakah dapat dan tidaknya sebuah menu formulir transaksi, menu formulir data induk maupun menu laporan diakses oleh divisi tertentu. Setelah itu, nama divisi yang telah ditentukan hak aksesnya ini dapat dilekatkan pada masing-masing data pengguna.
• Ganti Password secara mandiri untuk tiap pengguna, sehingga administrator pun tidak dapat mengetahui dan tidak perlu mengetahui password setiap pengguna.
• Pesan Singkat, fasilitas yang menyerupai mailbox bagi setiap pengguna, agar komunikasi antar individu dapat berjalan dengan baik dan lebih terorganisir. Meminimalkan penggunaan kertas pencatat atau notes untuk menuliskan pesan antar operator.
• Pengaturan Umum Sistem, terkait dengan identitas hotel, periode akuntansi yang berlaku, besarnya nilai PPN (pajak pertambahan nilai) secara global, aktivasi sistem pengingat jatuh tempo hutang-piutang, kadaluarsa produk dan barang-barang dalam batas limit yang harus diorder kembali, serta tata cara pencetakan laporan dan struk dan pengaturan besar standar tuslah.
• Pengaturan Lokal, yaitu pengaturan yang dikaitkan dengan perilaku komputer ini saja. Pengaturan ini meliputi: jenis printer yang terpasang di komputer ini (apakah printer POS 40 kolom, printer dotmatrix seperti Epson LX, ataukah printer inkjet standar Windows), lokasi penyimpanan file backup secara otomatis, dan lokasi file wallpaper software EazyHotel di komputer ini pula. 

Untuk pencatatan aktivitas operasional hotel juga terekam dengan baik yang terdiri dari :

• Pelayanan tamu hotel ( Daftar ketersediaan kamar, reservasi kamar, daftar reservasi, check-In tamu hotel, pembatalan check-in tamu hotel, penerimaan deposit dari tamu hotel, charge tambahan yang berlaku tiap hari untuk tiap kamar, check-out tamu hotel dan lain sebagainya)
• Pembelian bahan persediaan (untuk dapur restaurant, minuman, perlengkapan kamar dan kebutuhan laundry)
• Penjualan ( Pencatatan order tamu restaurant, penjualan restaurant, penjualan barang dan jasa dari departemen lainnya (misalnya laundry), penerimaan piutang dari pelanggan
• Pengelolaan persediaan
• Pengisian jurnal umum untuk keperluan mutasi akun-akun secara manual (misalnya untuk mengadministrasi beban yang bersifat rutin: gaji karyawan, listrik, telepon, air, dsb)
• Tutup buku harian (untuk membuat data akuntansi pada hari yang sudah dianggap final dan tidak ada lagi kekeliruan data entry menjadi permanen)

Mengenai laporan, software EazyHotel dari TitanSystems menyediakan hasil yang cukup lengkap meliputi

Laporan Aktivitas Hotel:
    Status Kamar
    Reservasi
    Tamu yang akan check in
    Tamu menginap
    Tamu yang akan check out
    Deposit tamu hotel
    Tagihan kamar dan penerimaan
    Tagihan hotel yang dapat diterima
    Penjualan per-tamu
    Pendapatan kamar per-hari
    Pendapatan kamar per-kamar
    Penggunaan kamar per-hari
    Aktivitas harian

b.    Laporan Aktivitas Restaurant:
    Ringkasan penjualan restaurant
    Rincian penjualan restaurant
    Makanan dan minuman dipesan pelanggan
    Penjualan makanan dan minuman per produk
    Penjualan restaurant per-operator (waitress)

c.    Laporan Pembelian:
    Ringkasan pembelian
    Rincian pembelian
    Pesanan pembelian
    Pembelian per-produk
    Pembelian per-pemasok
    Diskon pembelian
    Biaya pengiriman